Intelligente Dokumente beschleunigen HR-Prozesse

Von: Dorthe Becker (conosco)

Urlaubsanträge, Zeugnisse, Bewerberbeurteilungen – in den Personalabteilungen großer Unternehmen sind hunderte unterschiedliche Formulare keine Seltenheit. Immer wieder hemmen Medienbrüche den Arbeitsfluss und verursachen zusätzliche Kosten. Mit intelligenten PDF-Dokumenten und der LiveCycle-Technologie von Adobe lassen sich durchgängige Workflows aufbauen und HR-Prozesse deutlich beschleunigen.

Viele große Unternehmen in Deutschland – wie etwa Bahn AG, Deutsche Telekom, Lufthansa, Allianz, Siemens, Bayer oder BASF – haben in den letzten Jahren mit der Gründung von Shared Service Centern (SSC) versucht, ihre Kosten im Personalwesen zu reduzieren und den Ressourceneinsatz zu optimieren. Diese Zentren bündeln innerhalb des Konzerns gleiche Prozesse und Servicebereiche aus mehreren Unternehmensteilen oder -standorten. Im Unterschied zur Auslagerung an einen externen Dienstleister bleibt bei diesem „internen Outsourcing“ das Know-how aus wichtigen Bereichen der Personalentwicklung im Unternehmen.

Doch alleine mit der Einrichtung eines Shared Service Centers werden noch längst nicht alle Potenziale zur Prozessoptimierung im Personalwesen erschlossen. Denn der administrative Aufwand in den HR-Abteilungen – von der Bearbeitung von Urlaubsanträgen, über Datenänderungen bei Anschriften und Krankenkassenzugehörigkeit bis zur Verwaltung von mehreren tausend Bewerbungen im Jahr – hat erhebliche Ausmaße angenommen und ist kostenintensiv.

„Vielfach sind bisher nur Teilprozesse automatisiert und es bleibt immer noch ein hoher manueller Aufwand“, ist Harald Esch, Sales Director Central Europe bei Adobe Systems überzeugt. Denn während für den einen Vorgang Word-Formulare genutzt werden, in die von den Mitarbeitern Daten einzugeben sind, kommen bei einem anderen Excel-Listen zum Einsatz. Auch direkte Eingaben am Bildschirm im SAP-Mitarbeiterportal oder Informationen auf Papier, die von den Personalsachbearbeitern per Hand ins System eingepflegt werden müssen, tragen zu dem zeitraubenden und kostenfressenden Wildwuchs in vielen Firmen bei.

„Werden die Prozessdokumente vereinheitlicht und die dokumentenbasierten Abläufe flexibler gestaltet, können nach unseren Erfahrungen in der Personalabteilung zusätzliche freie Kapazitäten in einer Größenordnung von bis zu 22 Prozent geschaffen werden“, rechnet Esch vor. Denn gerade HR-Prozesse haben in aller Regel einen hohen Dokumentenanteil und betreffen viele – wenn nicht sogar alle – Mitarbeiter im Unternehmen gleichzeitig, sie sind also hochvolumig. Aus Sicherheitsgründen, da meist sensible Personaldaten verarbeitet werden müssen, erfolgt die Verwaltung im Backend-System – z.B. in SAP-HR. Hier existiert häufig ein Engpass, wenn es zum Beispiel um die Erstellung neuer oder die Veränderung vorhandener Formulare geht. „Durch eine Standardisierung der Abläufe im Personalwesen lassen sich Medienbrüche reduzieren und Mitarbeiter von Routinetätigkeiten so entlasten, dass sie sich stärker auf den Gesamtprozess konzentrieren können“, ist Harald Esch überzeugt. Das senke nicht nur die Kosten, sondern steigere auch die Effizienz. Gerade in einem Shared Service Center, bei dem jetzt eher Generalisten als Spezialisten für einzelne Unternehmensbereiche gefragt sind, könnten nun mit Hilfe von intelligenten Dokumenten die Abläufe besser gesteuert werden.

Basis für ein intelligentes Dokument ist das plattformunabhängige Adobe Portable Document Format (PDF), das vor mehr als 15 Jahren entwickelt und heute weltweit den De-facto-Standard für den sicheren und zuverlässigen Austausch elektronischer Daten darstellt. „Viele Unternehmen nutzen heute bereits PDF-Dokumente, aber meist nur als reinen Papierersatz“, weiß Harald Esch.
Doch der Clou seien eigentlich die intelligenten Eigenschaften dieses Formats wie die Dateneinbettung, die Formularfunktion, die gesteuerte Zugriffskontrolle und vor allem vielfältige Sicherheitsfunktionen. Der Adobe Reader verfügt über einige versteckte Funktionen, die im Normalfall nicht oder nur selten genutzt werden und sich über ein entsprechendes intelligentes Dokument aktivieren lassen. Dazu zählen die Möglichkeit zum Abspeichern von eingegebenen Daten und zum Aufbringen von Kommentaren, das Anfügen von Anhängen, das digitale Signieren und ein dynamischer Barcode.

Mit Hilfe von Adobe LiveCycle, der interaktiven Lösung zur Prozessverwaltung, lässt sich die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Informationen in Unternehmen deutlich vereinfachen. Die Adobe LiveCycle-Komponenten können softwaretechnisch wie eine Sammlung von Services betrachtet werden, die sich beliebig kombinieren und nutzen lassen. Etwa zur Prozessautomatisierung, zur Erstellung elektronischer Formulare, zur Steuerung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen, zur Informationssicherung und zur Dokumentenerstellung.
Die damit erstellten Lösungen verwenden den gängigen Adobe Reader sowie PDF- und XML-Standards, um die Informationen zu erfassen und in die vorhandene Infrastruktur eines Unternehmens zu integrieren. Mit dem „Adobe LiveCycle Designer“ zum Beispiel kann die HR-Abteilung selbst innerhalb kürzester Zeit die benötigten dynamischen Formulare erstellen und über das Backend allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Eine realisierte Lösung bei der Unternehmensberatung Accenture zeigt anschaulich, wie intelligente Dokumente die HR-Prozesse effizienter gestalten. Will dort heute zum Beispiel ein Vorgesetzter die Versetzung eines Teammitglieds organisieren, wählt er am Bildschirm im SAP-System den entsprechenden Mitarbeiter aus seiner Teamliste aus. Anschließend bestimmt er, welcher Prozess gestartet werden soll. Die Auswahlliste enthält dazu alle die Mitarbeiter betreffenden Veränderungen – von der Geburt eines Kindes bis zu Bonuszahlungen oder internationale Entsendungen.


Im Falle der Versetzung in eine andere Abteilung trägt die Führungskraft das Versetzungsdatum, den Namen des neuen Vorgesetzten und den Versetzungsgrund in das dazugehörige interaktive PDF-Formular ein. Dieses wird automatisch an die Personalabteilung weitergeleitet, wo die Daten überprüft und bestätigt werden. Es folgt ein automatisches Schreiben an den betreffenden Mitarbeiter, das ihn über die Prozessbeteiligten und die weiteren Schritte informiert. Durch die standardisierten und rollenspezifischen Prozesse konnten die Durchlaufzeiten deutlich verringert werden. Außerdem ist auf diesem Weg keine mehrfache Dateneingabe nötig und der Verwaltungsaufwand im Personalwesen hat sich deutlich reduziert.

<- Zurück