Leicht verständlich visualisiert

Auch in den Personalabteilungen etablieren sich Kennzahlen immer mehr als
Elemente der strategischen Unternehmenssteuerung. Damit sie effizient genutzt werden können, um beispielweise auf einfache Weise Leistungsvergleiche von Organisationsbereichen vornehmen zu können, ist eine schnelle und komfortable Visualisierung der wichtigen personalwirtschaftlichen Kennzahlen erforderlich.  

Vorbei ist die Zeit, als den Personalbereichen insbesondere eine administrative Funktion oblag und sie sich vor allem um die Verwaltung der Mitarbeiterangelegenheiten zu kümmern hatten. Im modernen Selbstverständnis des HR-Managements steht vielmehr im Mittelpunkt, die Mitarbeiter zu beraten und zu begleiten. Allerdings sind die Personalabteilungen vieler Unternehmen dort noch nicht richtig angekommen, wie eine Studie der Fachhochschule Deggendorf zeigt. Danach gibt es in mehr als der Hälfte der Personalabteilungen derzeit noch keine klare Ausrichtung, 29 Prozent verstehen sich sogar unverändert als eine primär administrativ operierende Abteilung. Aber das Umdenken in den Unternehmen wird immer deutlicher, weiß Thomas Eichinger, Geschäftsführer des Systemhauses Ingentis, aus seiner Beratungspraxis. Dies sei vor allem bei international agierenden Konzernen festzustellen. Diese Ausrichtung bedingt jedoch zuvorderst eine sehr genaue und vor allem ständig aktuelle Informationsbasis darüber, welche Beschäftigten in welchen Funktionen tätig sind, an welchen Standorten sie sich befinden, in welchen Abteilungen sie arbeiten und mehr. Immerhin laufen in den Zentralen der Großfirmen die Fäden für die gesamte Betreuung von oft mehreren zehntausend Mitarbeitern in verschiedenen Ländern zusammen.

Organisationscharts erzeugen hohen Aufwand

„Die Transparenz der Organisation gegenüber jedem Mitarbeiter gehört zu den Grundvoraussetzungen“, urteilt Thomas Eichinger, wohl wissend, dass dies kein geringer Anspruch ist. Denn ERP-Programme bieten keine ausreichenden Möglichkeiten die aktuelle Organisationsstruktur grafisch aufzubereiten. „In der Vergangenheit war das Anfertigen von Organisationscharts ein sehr zeitaufwändiges Unterfangen und kurzfristig nie möglich“, erinnert sich etwa der Personalmanager eines Telekommunikationsunternehmens nur noch ungern an die Zeiten, bevor sich das Unternehmen dafür einer speziellen Lösung bediente: Sollten früher etwa Organigramme für eine Besprechung angefertigt werden, so musste diese Anforderung etwa einen Monat vor dem Abgabetermin an die Personalabteilung gestellt werden. „Es wird den Personalverantwortlichen immer bewusster, dass der heutige Transparenzanspruch mit herkömmlichen Mitteln nicht zu erfüllen ist“, begründet der Ingentis-Geschäftsführer, warum Firmen wie Gerling, HDI oder Beiersdorf eine entsprechende Software zur komfortablen Erstellung von Organigrammen eingesetzt haben. „Ihr Ziel ist typischerweise, damit die Organisationsstruktur zu visualisieren und allen Mitarbeitern einen tagesaktuellen Zugriff zu verschaffen“, beschreibt er die Anforderung der Personalabteilungen. Diesen Erfordernissen wird beispielsweise der org.manager gerecht, indem er nicht nur auf die stets aktuellen Daten des bestehenden ERP-Systems zugreift, sondern auch eine Verknüpfung mit anderen Systemen vornimmt und die Auswertungen kurzfristig zur Verfügung stellt. „Die am Vortag bis 23.00 Uhr eingestellten Änderungen finden sich bereits am nächsten Tag um neun Uhr in den neuen Org-Charts“, macht Thomas Eichinger die verblüffende Geschwindigkeit deutlich. Und diese flotte Bereitstellung der Informationen macht durchaus Sinn, weil ein großer Bedarf an aktuellen Organigrammen besteht. So suchen beispielsweise die Beschäftigten eines DAX-Unternehmens monatlich 125.000 Mal nach diesen Informationen, gleichzeitig werden dort jeden Tag 12.000 Charts generiert. Ausschlaggebend in der Produktentscheidung sind meist aber neben umfangreichen Visualisierungsmöglichkeiten auch Out-of-the-Box-Funktionen. So sollen sich die Organisationscharts nicht nur via PDF drucken, sondern auch interaktiv gestalten lassen. Kombiniert mit einer Suchfunktion nach Namen oder Zuständigkeit ist dadurch ein schnelles Auffinden von Ansprechpartnern in der Organisation möglich. Mit einem einfachen Klick auf den betreffenden Namen kann sich der Benutzer zusätzlich die gesamten Kontaktdaten anzeigen lassen. Dieser Vorteil gilt auch bei Anrufen von außen. „Im Intranet verfügbar, kann die Telefonvermittlung dann jederzeit darauf zugreifen und sicher sein, dass der gesuchte Mitarbeiter noch tatsächlich im Unternehmen beschäftigt ist“, verweist Thomas Eichinger auf den damit verbundenen Aktualitätsvorteil.

 Verständlichere Kennzahlen für das Management

Die Bedeutung jederzeit aktueller Organigramme reduziert sich allerdings nicht auf die Informationsqualität und Transparenz gegenüber den Mitarbeitern. Vielmehr verbirgt sich auch eine äußerst wichtige strategische Funktion dahinter. Denn sollen heute Entscheidungen über Organisationsveränderungen im Unternehmen getroffen werden, benötigen die Führungskräfte sehr verlässliche Aussagen zur aktuellen Stellenbesetzung. Denn in der strategischen Personalarbeit muss man in der Lage sein, planerisch eine neue Organisationsstruktur darzustellen, sich daraus ergebende Änderungen sichtbar zu machen oder alternative Planspiele miteinander zu vergleichen. Diese zunehmend zum Pflichtprogramm reifende Anforderung wird beispielsweise über die Ingentis-Lösung org.manager realisiert. Denn der integrierte org.simulator erlaubt es, die Planansätze grafisch darzustellen und die Unterschiede zu visualisieren. „Mussten in der Vergangenheit bei Veränderungen manuell Wanderungsbilanzen erstellt werden, geschieht dies heute ganz automatisch“, verdeutlicht Thomas Eichinger den deutlich reduzierten Arbeitsaufwand und die gleichzeitig höhere Servicequalität bei der Unterstützung unternehmerischer Veränderungen durch schnellere Reaktionsmöglichkeiten. Da der org.simulator zudem als Dokumentationsinstrument für Change-Prozesse dient und über seine History-Funktion eine detailgenaue Darstellung der organisatorischen Veränderungen bietet, ist auch jederzeit ein Blick in die Vergangenheit möglich. Ähnlich nützlich zeigt sich dieses Tool für die Steuerung der Wertschöpfung auf Basis personalwirtschaftlicher Kennzahlen, die zum Beispiel Aussagen über die Auslastungen der Mitarbeiter oder das Abteilungsergebnis erlauben. Üblicherweise erfolgt dies in Unternehmen noch recht kompliziert und ohne Visualisierung, indem für diese Key Performance Indikatoren (KPI) Excel-Tabellen mit Bezug auf Kostenstellen bzw. Organisationseinheiten angefertigt werden. Diese Vorgehensweise ist jedoch nicht nur unkomfortabel, sondern aufgrund der fehlenden Verknüpfungen mit den betriebswirtschaftlichen Standardsystemen laufen die Personalabteilungen Gefahr, dabei Reportings auf Basis veralteter Daten zu erstellen. Solche Nachteile vermeidet der org.manager. Standen den Unternehmen für Steuerungsaufgaben früher ausschließlich reine Zahlenwerke zu Verfügung, so werden diese Daten heute mit den Organisationscharts verknüpft und erlangen dadurch eine ganz neue Auskunftsgüte. Zudem sind die Informationen für die Benutzer sehr leicht verständlich, weil die grafische Präsentation über ein Cockpit die Kennzahlen anfassbar macht.

Komfortables Benchmarking

Kennzahlen sind aber nur ein Instrument der Unternehmenssteuerung, ein anderes ist das Benchmarking von Geschäftseinheiten. Hinter der strategischen Personalarbeit verbirgt sich für uns auch die Absicht, die Performance von Organisationsbereichen gegenüber stellen zu können“, verweist der HR-Experte von Ingentis auf einen weiteren Aspekt. Solche Vergleichsmethoden mittels des org.manager würden von Unternehmen verstärkt eingesetzt, um die Leistungsfähigkeit einzelner Organisationsbereiche zu hinterfragen und Hinweise auf Optimierungspotenziale zu erlangen. „Das Top-Management kann die unterschiedlichen Units am Bildschirm gegenüberstellen und sieht auf einen Blick die jeweiligen Stärken und Schwächen“, verweist der Ingentis-Geschäftsführer auf die heutzutage komfortablen Möglichkeiten

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