Nachfolgeplanung als Erfolgsfaktor

Unternehmen fällt es heute immer schwerer, schnell und kostengünstig qualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren und leitendes Personal langfristig zu binden. Eine Möglichkeit, beiden Herausforderungen frühzeitig zu begegnen, ist eine systematisch betriebene Nachfolgeplanung, die sich heutzutage mit Software-Unterstützung auch noch vergleichsweise einfach und effektiv bewältigen lässt.

Aktuelle Stimmen und Studien aus den deutschen Wirtschaftsverbänden konstatieren einen zunehmenden Mangel an qualifizierten Fachkräften. Die Gründe dafür sind vielfältig. Während der Bedarf an Hochqualifizierten in Deutschland steigt, nimmt das Erwerbspersonenpotenzial aufgrund des demografischen Wandels weiter ab. Laut Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) wird der Rückgang an qualifizierten Arbeitskräften durch die sinkenden Studienanfängerzahlen, insbesondere in den technischen Berufen, noch verstärkt. Dazu kommt, dass in den letzten Jahren immer mehr Hochqualifizierte das Land verlassen haben, um günstigeren Forschungs- und Arbeitsbedingungen im Ausland zu folgen.

In einer aktuellen Umfrage des Marktforschungsunternehmens IDC geben weltweit 60 Prozent der befragten Vorstände und Geschäftsführer an, dass es im Jahr 2006 mehr spürbare Personalengpässe gegeben habe als im Vorjahr, insbesondere bei IT-Leitern, Finanzverantwortlichen und Verkaufsleitern. Bitkom, der Branchenverband der deutschen Technologieunternehmen, spricht von derzeit 20.000 „schwer besetzbaren Stellen“. Und das Bonner Institut zur Zukunft der Arbeit (IZA) schätzt, dass in zehn Jahren in Deutschland etwa 200.000 Ingenieure fehlen werden. Das IAB fordert deshalb unter anderem eine „neue Bildungsexpansion“ sowie eine neue Unternehmenskultur, die technische Berufsbilder für Frauen interessanter werden lässt. Arbeitgeberverbände und große Teile der Politik plädieren für eine gesteuerte Zuwanderung aus dem nicht-europäischen Ausland („Blue Card“). Vereinzelt werden auch Rufe nach gezielten Qualifizierungs- und Förderprogrammen für arbeitslose oder ältere Fachkräfte laut.

Was auch immer man von den genannten Zahlen und empfohlenen Maßnahmen hält: Tatsache ist, dass es den Unternehmen heute zunehmend schwerer fällt, schnell und kostengünstig qualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren.

Selbst wenn alle wichtigen Posten mit guten Leuten besetzt sind, ist es für jedes Unternehmen, insbesondere aber für kleine oder mittelständische Firmen, eine ständige Herausforderung, das Personal langfristig zu binden. Wie lassen sich qualifizierte Arbeitskräfte, vor allem solche in leitenden Positionen, zum Verbleib und zu einer Karriere innerhalb des Unternehmens motivieren? Und wie lässt sich im Falle der Kündigung eines qualifizierten Mitarbeiters schnell und ohne immensen Kostenaufwand ein geeigneter Nachfolger finden?

Nachfolgeplanung als Strategie

Eine Möglichkeit, beiden Herausforderungen zu begegnen, ist eine durchdachte Nachfolgeplanung. Dabei geht es um die Identifizierung geeigneter Kandidaten im Unternehmen selbst, aber auch um eine systematische Personalentwicklung, die Mitarbeiter auf den Fall vorbereitet, dass sie eines Tages in bestimmte Schlüsselpositionen aufrücken. Mit gezielten Trainings- und beruflichen Weiterbildungsmaßnahmen, durch die Zuweisung wechselnder Verantwortlichkeiten und Aufgaben und begleitet von fachkundiger Beratung können die Mitarbeiter auf jeder Hierarchieebene schrittweise auf neue Rollen oder höhere Positionen vorbereitet werden. Die Nachfolgeplanung und eine geeignete Technologie, diese umzusetzen, sind Investitionen nicht nur in die Belegschaft, sondern auch in die Zukunft des Unternehmens.

Der Gedanke, die Potenziale der Mitarbeiter zu erforschen und sie systematisch auf höhere Aufgaben vorzubereiten, mag selbst manchen HR-Managern wenn nicht absurd, so doch zumindest zu kompliziert erscheinen. Andererseits müssen sie sich nur einmal die Frage stellen, was es ein Unternehmen kosten kann, eine Führungskraft zu ersetzen? HR-Branchenexperten zufolge belaufen sich die Gesamtkosten für eine Neubesetzung auf das Eineinhalb- bis Vierfache eines Monatsgehalts.

Alternative „Interims-Manager“?

Um die Kosten so gering wie möglich zu halten, wenn eine Führungskraft ein Unternehmen zeitweise oder dauerhaft verlässt, ist es in manchen Ländern keine Seltenheit mehr, so genannte „Interims-Manager” einzusetzen. Im Idealfall bietet dieses Konzept, das in den 70er Jahren in Holland entwickelt wurde, Spezialisten-Know-how für eine von vornherein beschränkte Zeitspanne.

Im Personalwesen in den Niederlanden und Großbritannien, aber auch in Deutschland und der Schweiz ist das Interims-Management ein ernst zu nehmender Trend. Laut professionellen Vermittlern erfolgen mittlerweile bereits 20 Prozent aller Neubesetzungen von Führungspositionen auf Zeit. Eine Alternative für eine langfristige Personalplanung ist es sicher nicht. Unternehmen, die eine vernünftige Nachfolgeplanung betreiben, müssen jedenfalls nicht nach Interims-Managern rufen.

Die Suche nach Talenten

Nehmen wir einmal an, ein Unternehmen mit 50.000 Mitarbeitern will eine Niederlassung in Paris eröffnen und sucht für die neue Filiale einen Finanzverantwortlichen. Natürlich kann man sich vor Ort nach einem geeigneten Mitarbeiter umschauen, einen lokalen Personalvermittler einschalten oder die Stelle intern ausschreiben.

Sicher findet sich auf diesem Wege eine geeignete Person.
Allerdings besteht bei diesen traditionellen Verfahren die Gefahr, dass man den wirklich besten Kandidaten übersieht. Denn dieser sitzt eventuell in der eigenen Finanzabteilung. Er hat fünf Jahre in Deutschland und weitere fünf Jahre in der gleichen Position in Kanada gearbeitet und spricht perfekt französisch. Sein Abteilungsleiter ist davon überzeugt, dass er mehr Verantwortung übernehmen kann. Auch er selbst wäre gerne bereit gewesen, für den neuen Posten nach Paris zu ziehen. Aber leider verfügten diejenigen, die für die Besetzung zuständig waren, über keine dieser Informationen.

Ein anderes Beispiel: Eine Mitarbeiterin geht in Elternzeit und plant, danach ein weiteres Jahr wegzubleiben. Soll ihre Firma in dieser Zeit jemanden befristet einstellen? Oder zieht sie einen Mitarbeiter aus einer anderen Abteilung oder aus einer Niederlassung ab? Und wer übernimmt in dieser Zeit dessen Aufgaben?

Beide Beispiele machen deutlich, dass eine systematische Nachfolgeplanung sinnvoll ist. Mit Unterstützung einer geeigneten Software kann diese sogar das ganze Unternehmen umfassen und dabei helfen, qualifizierte Mitarbeiter zu identifizieren und zu fördern, Listen über unternehmensinterne Talente zu erstellen, Wissenslücken und Know-how-Engpässe in bestimmten Bereichen früh zu erkennen und rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Der Status Quo

Trotz der immensen Chancen, welche die Nachfolgeplanung eröffnet, wird sie vermutlich von nicht mehr als 20 Prozent der deutschen Unternehmen verfolgt. Ein Grund dafür ist sicher, dass eine systematisch betriebene Nachfolgeplanung, die das ganze Unternehmen umfasst, eine Menge Informationen erfordert und einen integrierten Ansatz nötig macht. Das ist ohne Software-Unterstützung kaum zu realisieren. Entsprechende Software-Systeme, mit denen Unternehmen vorhandene Talent-Pools erfassen und einschätzen, Rankings möglicher Nachfolger für verschiedene Schlüsselpositionen aufstellen, ja sogar Vakanzen-Szenarios modellieren und Karrierepläne ausarbeiten könnten, sind im deutschsprachigen Raum jedoch noch kaum verbreitet.

Immerhin versuchen diejenigen, die den Wert der Nachfolgeplanung erkannt haben, die damit verbundenen Aufgaben sozusagen „mit Papier und Bleistift“ zu bewältigen. Die große Mehrheit der deutschen Unternehmen dagegen scheint den Status Quo zu akzeptieren – vielleicht auch nur deshalb, weil sich niemand für eine Alternative stark macht.

Papier versus Technik

Natürlich ist es möglich, bei Personalplanung und Talent-Management auf Papier zu vertrauen. Doch dabei fehlen die schnellen und einfachen Verbindungen zu anderen, im Unternehmen bereits vorhandenen Informationen wie zum Beispiel Zielvorgaben oder Lohn- und Prämiendaten. Die für eine professionelle Nachfolgeplanung nötigen Daten lassen sich ohne eine spezifische Planungssoftware weder automatisch finden noch schnell mit anderen teilen.

Kein Wunder also, dass in vielen Unternehmen im Fall einer unerwartet auftretenden Vakanz hektische Betriebsamkeit ausbricht. Und selbst wenn man mit traditionellen Mitteln nach Wochen schließlich einen viel versprechenden Kandidaten eingestellt hat: Ist dieser dann wirklich die am besten geeignete Person? Wäre es nicht sinnvoll gewesen, wenn dem Anwerbeprozess eine schnell verfügbare, genaue Analyse zugrunde gelegen hätte, welche Qualifikationslücken der Vorgänger hinterlassen hat?

Ein Software-basiertes Talent-Management-System ermöglicht Anwendern stets den Zugriff auf aktuelle Berichte über Angestellte, die ihre Arbeitsleistung, ihre Qualifikationen inklusive Soft-Skills und ihre Aufgabenfelder umfassen. Darüber hinaus kann man mit den heute verfügbaren Tools Nachfolgepläne entwickeln, die auch Zeugnisse, Ausbildungsdaten, persönliche Ziele, Kompetenzen, Lohn- und Gehaltsdaten und viele andere Faktoren mit einbeziehen. Sie ermöglichen es sogar zu analysieren, was passieren könnte, wenn zentrale Führungspersönlichkeiten das Unternehmen verlassen.

Diese Aufgaben mit Papier und Bleistift anzugehen, ist schwierig. Dagegen spricht schon allein die Notwendigkeit, Neueinstellungen möglichst schnell vorzunehmen. Denn wenn nicht rechtzeitig ein geeigneter Nachfolger gefunden wird, kann sich das – insbesondere bei Leitungspositionen – negativ auf die Umsätze und die strategische Positionierung des Unternehmens auswirken und auch die Leistung und Motivation der Mitarbeiter schwächen.

Gute Argumente  

Um eine systematische Nachfolgeplanung sollten sich die Personalabteilung oder das HR-Team, die Geschäftsführung, die Abteilungsleiter und der IT-Leiter gemeinsam kümmern. Der Anstoß zu einem solchen Projekt kann von jedem Beteiligten ausgehen. Wenn ein Unternehmen jahrelang ohne Nachfolgeplanung zurechtgekommen ist, sollte man die Diskussion darüber eventuell gerade dann anregen, wenn ein hochrangiger Mitarbeiter kündigt. Vielleicht können erste konkrete Schritte in dieser Richtung sogar verhindern, dass weitere Mitarbeiter gehen, Projekte liegen bleiben und wichtige Kunden abspringen.

Um die Unterstützung der anderen Abteilungen oder Hierarchieebenen zu bekommen, lässt sich jederzeit skizzieren, welche Kosten und Folgen mit dem Verlust von einem oder von mehreren qualifizierten Mitarbeitern verbunden sind. Unternehmen, die sich jahrelang darum bemüht haben, ihre Kosten in der Supply Chain und beim Personal zu reduzieren, sollten sich sicher insofern davon überzeugen lassen, auch alle mit der Nachfolgeplanung verbundenen Ausgaben zu optimieren. Mit einem die Nachfolgeplanung unterstützenden Talent-Management-System kann ein Unternehmen bis zu 20 Prozent der Kosten einsparen, die es für die Suche nach geeigneten Nachfolgekandidaten ausgeben müsste. Außerdem können Unternehmen ihre Vakanzen damit durchschnittlich von vier auf zwei Monate reduzieren.

Ein ganz anderes Argument für die Nachfolgeplanung ist, dass sie auch den Mitarbeitern gegenüber transparent macht, welche Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten ihr Arbeitgeber ihnen bietet. Das sollte im Normalfall dazu führen, sie an das Unternehmen zu binden und ihre Arbeitsleistung zu verbessern. Wenn es bekannt wird, dass ein Unternehmen es mit der Förderung seiner Mitarbeiter ernst meint, sollte es zudem einfacher sein, gute Leute von außen anzuwerben.