Performance Management: Automatisierung strategischer HR-Prozesse

Die Personalabteilung hat in ihrer bisherigen Funktion als Archiv und Informationsquelle in naher Zukunft ausgedient. Bereits heute kann die Urlaubs- und Zeitkonten-Verwaltung sowie Reisekosten-, Spesen- und Gehaltsabrechnung, einst in der Personalabteilung mühsam von Hand erledigt, von den Mitarbeitern selbst abgewickelt werden (Employee Self Service, ESS). In vielen anderen Support-Funktionen stehen Personalabteilungen bezüglich Kosten und Qualität im Wettbewerb mit externen Dienstleistern. Diese haben durch ihre Spezialisierungen meist erhebliche Kostenvorteile gegenüber der unternehmensinternen Allround-Abteilung. Die Folge: Nahezu jedes größere Unternehmen hat Teile der allgemeinen Personalverwaltung ausgelagert.

Wertschöpfend, geschäftskritisch und deswegen selten von Auslagerung bedroht sind dagegen die strategischen HR-Prozesse. Dazu zählen zum Beispiel Nachfolge- und Laufbahnplanung, Personalentwicklung, Aus- und Weiterbildungs-Management, Zielvereinbarungen, Performance- und Talent-Management. HR-Manager, die sich in diesen Bereichen profilieren können, gewinnen in ihren Unternehmen eine zentrale Stellung. Doch technologisch sind sie zumeist eher stiefmütterlich ausgestattet. Bis heute erledigen die meisten Personalverantwortlichen im deutschsprachigen Raum diese Aufgaben mit einer Mischung aus Excel, Word, Outlook und einer guten Portion Bauchgefühl.

Top-Themen, aber ohne Software-Tools

Dabei genießen die strategischen Aufgaben bei Personalchefs und bei der Geschäftsführung höchste Priorität. Die Kölner Personalberatung KCP Executives gab zum Beispiel kurz vor der CeBIT 2008 bekannt, dass fast 90 Prozent der von ihr befragten Unternehmen eine starke IT-Unterstützung für ihr Bewerber-Management befürworten. Doch auch sie müssen feststellen: In der Praxis bringe lediglich die Hälfte der Firmen zu diesem Zweck auch die passenden Software-Tools in Stellung.

Ganz oben auf der Agenda hiesiger HR-Abteilungen stehen die Themen Talent-Management und Nachfolgeplanung. Das gaben 122 Personalverantwortliche mittlerer und großer Unternehmen kürzlich bei einer Kienbaum-Studie zu Protokoll. Kein Wunder: Die besten Köpfe zu finden und langfristig zu binden gehört gerade in Zeiten verstärkten Fachkräftemangels zu den Kernanliegen jedes Unternehmens. Befragt nach IT-gestützter Automatisierung dieser Tätigkeitsfelder, müssen jedoch auch diese Personalmanager passen. Eine Software für ihre Top-Themen haben nur rund 11 Prozent im Einsatz.

Mitarbeiterdaten zusammenführen

Die Informationen, die für viele strategische HR-Aufgaben notwendig wären, sind zwar in jedem Unternehmen vorhanden, liegen zumeist aber brach. Und dort, wo HR-Manager sich an eine Datenerfassung für einzelne Aufgaben gemacht haben, dominieren Insellösungen, die eine übergreifende Nutzung dieser Daten für alle HR-Prozesse schwierig machen. Was fehlt, ist eine einheitliche, strukturierte Software-Plattform, mit der sich diese Informationen aufbereiten und verknüpfen lassen, sowie ein einheitliches Vorgehen, das den Zugriff auf das gesammelte Wissen ermöglicht.

Wenn eine Firma beispielsweise ein neues Vertriebsteam in Frankreich aufbauen möchte, beschränkt sich das Instrumentarium für die Personalsuche meistens auf interne Stellenanzeigen und Headhunter. Eine integrierte Software-Lösung würde es dagegen ermöglichen, zunächst die eigenen Potenziale zu sichten und eine gezielte Aufforderung, sich zu bewerben, an alle geeigneten Mitarbeiter im Unternehmen zu schicken. Denn die Information, dass ein Vertriebsmann in Köln in früheren Jahren bereits in Kanada gearbeitet hat und perfekt Französisch spricht, haben im Normalfall höchstens seine Kollegen und sein direkter Vorgesetzter. Diese wissen aber ohne interne Benachrichtigung nichts von den strategischen Vorhaben der Firma in Frankreich.

Mitarbeiter fördern und binden

Ohne Automatisierung ist sicher kaum ein Unternehmen in der Lage, zu jedem Zeitpunkt gleich zwei oder drei geeignete Nachfolger für die erfolgskritischen Fach- und Führungspositionen zu benennen. Dabei wäre eine solche Funktionalität vor allem im „Notfall“ entscheidend. Denn fällt einmal jemand aus, sind die Firmen zumeist kaum vorbereitet und müssen mit einer Behelfslösung arbeiten. Und weil durch einen Weggang häufig auch ein Führungsvakuum entsteht, können Zeit- und Geld-, unter Umständen sogar weitere Mitarbeiterverluste die Folgen sein.

Ein Informations-Pool mit einer integrierten, einheitlichen Datenbasis kann im Bereich Personalentwicklung hingegen Zeit, Geld und Nerven sparen. Mit gezielten Trainings- und Weiterbildungsmaßnahmen, durch die Zuweisung wechselnder Verantwortlichkeiten und begleitet von fachkundiger Beratung können die Mitarbeiter auf jeder Hierarchieebene schrittweise auf neue Rollen oder höhere Positionen vorbereitet werden. Dank geeigneter Software-Tools behalten sowohl die HR-Verantwortlichen als auch die Mitarbeiter interne Karrierepfade, aktuelle Weiterbildungsangebote und alle Fortschritte auf der Karriereleiter jederzeit im Blick.

Ziele vereinbaren und erreichen

Im Betriebsalltag gehen Zielsetzungen und Assessments wie auch viele Maßnahmen, mit denen man die vereinbarten Ziele erreichen könnte oder wollte, häufig unter. Die Folgen sind Fehleinschätzungen und letztlich Unzufriedenheit bei den Beschäftigten. Mit modernen Software-Tools lassen sich diese Folgen vermeiden. Eine Performance-Management-Software ermöglicht es HR-Managern und anderen Führungskräften, den gesamten Leistungsbewertungsprozess zu automatisieren, bedarfsgerecht anzupassen und für die komplette Belegschaft zu vereinheitlichen. Die zumeist recht aufwändige jährliche oder vierteljährliche Leistungsbewertung wird dadurch zu einer alltäglichen Routinearbeit.

Mit einer solchen Software lassen sich zudem die persönlichen Ziele der Mitarbeiter mit denjenigen der übergeordneten Ebenen bis hinauf zur Geschäftsführung verknüpfen. Sie berücksichtigt deren Wünsche, Profile und Erfahrungen ebenso wie deren Karriereziele und -möglichkeiten. Besuchte Weiterbildungsmaßnahmen, abgeschlossene Online-Trainings, persönliche und berufliche Erfahrungen fließen in die automatisiert angeforderten und termingerechten Beurteilungen der Vorgesetzten mit ein. Auch Selbsteinschätzungen seitens der Mitarbeiter können berücksichtigt und den Beurteilungen ihrer Führungskraft gegenübergestellt werden. Gehen die Einschätzungen weit auseinander, ist dies für beide Seiten transparent und kann gegebenenfalls diskutiert und modifiziert werden.

Abteilungen, die auf die Einhaltung regulatorischer Vorschriften achten müssen, bietet eine automatisierte Lösung darüber hinaus den Vorteil, auf Knopfdruck die erforderlichen produkt- und sicherheitsspezifischen Qualifikationen ihrer Mitarbeiter in einer einheitlichen, verzahnten Datenstruktur unternehmensweit nachweisen zu können.

Ein positives Image erreichen

Der alltägliche Umgang mit derart integrierten Informationen über alle Akteure der Organisation verändert natürlich die gesamte Unternehmenskultur. Beim Performance- und Talent-Management steht die Belegschaft, stehen die einzelnen Mitarbeiter mit ihren Entwicklungsmöglichkeiten, Erfahrungsschwerpunkten, ihrem Karrierestreben und Wissensdurst im Mittelpunkt des Interesses. Die Entwicklung eines Mitarbeiters wird dabei genauso wichtig wie die Ziele seiner Abteilung und die des gesamten Unternehmens. Eine solche Personalpolitik spricht sich herum. Im Bewerbungsgespräch kommuniziert, kann sie beim Wettbewerb um die klügsten Köpfe den Ausschlag für dieses Unternehmen geben.

1997, als Startups, Dotcoms und Headhunter weltweit Hochkonjunktur hatten, prägte die Unternehmensberatung McKinsey die Metapher „War for Talent“. Unternehmen, die im „Krieg“ um die Besten, um vierteljährlich steigende Gehaltsforderungen und Bonuszahlungen nicht mithalten konnten, kehrten die produktiven Kräfte schnell den Rücken. Und, so die Unternehmensberater, der Strukturwandel vom Industrie- zum Informationszeitalter treibt Headhunter und Personalmanager weiter vor sich her. Eine Entspannung sei nicht in Sicht.

Firmen, die ein automatisiertes und strukturiertes Talent- und Performance-Management betreiben, werden in dieser Situation stets die Nase vorn haben. Einerseits profitieren sie von den bereits vorhandenen Potenzialen. Andererseits erleichtert der Imagegewinn, den eine solche Mitarbeiterförderung mit sich bringt, auf dem umkämpften Arbeitsmarkt das Anwerben guten Personals.

Herbert Wurst, Regional Manager DACH, SumTotal Systems www.sumtotalsystems.com/de