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12. März 2008

Zahl der Entsendungen wird steigen

Im Zuge der Globalisierung nimmt die Entsendung von Mitarbeitern deutlich zu. Deutsche Unternehmen sind laut „Nahe liegend“, einer Expatriate-Management-Umfrage von Deloitte, auf diese Entwicklung prinzipiell gut vorbereitet: So verfügen sie mehrheitlich über umfassende und meistens auch standardisierte Entsenderichtlinien. Bei der Kostenkalkulation besteht jedoch noch Optimierungsbedarf, der bei Compliance-Fragen sogar existenzielle Bedeutung für die Unternehmen bekommen kann. Zudem verzichtet fast die Hälfte der Firmen auf IT-Prozessunterstützung. Auf der anderen Seite verfügen acht von zehn Studienteilnehmern über qualifiziertes Personal, das entsendete Mitarbeiter betreuen könnte.

„Wissenstransfer, Projektrealisierung oder Markterschließung – für die Entsendung von Mitarbeitern gibt es viele gute Gründe. Den Chancen und Vorteilen stehen aber einige Herausforderungen gegenüber – zum Beispiel bei der Einschätzung des Gesamtaufwands sowie einer standardisierten Abwicklung. Zwar haben die meisten Firmen unternehmensweite Entsendungsrichtlinien, jedoch handhabt nur die Hälfte diese zentral durch die HR-Abteilung, die übrigen sie setzen auf eine dezentrale Abwicklung über die jeweiligen Geschäftsbereiche“, erklärt Frank Hohns, Senior Manager Global Employer Services bei Deloitte.

Einheitliche Richtlinie unverzichtbar

Die meisten Unternehmen verfügen über eine dokumentierte Richtlinie für internationale Mitarbeiterentsendungen. Solche gelten bei einem Drittel der Unternehmen weltweit einheitlich, während andere die Vorgaben bei Bedarf, z.B. bei regionalen Besonderheiten, ergänzen. Allerdings werden Ausnahmeregelungen generell eher restriktiv gehandhabt. Elf Prozent der Befragten kommen gänzlich ohne Standardisierung aus. Insgesamt hat sich bei den Firmen eine Kombination aus Richtlinienbasis und flexiblen Komponenten bewährt, diese sollte aber in das strategische Gesamtkonzept des Unternehmens eingebettet sein.

Erstaunlich ist, dass knapp die Hälfte der Befragten bei den Entsendeprozessen auf EDV-Unterstützung verzichtet – umso mehr, da ohne elektronische Hilfe auf Dauer der Überblick verloren zu gehen droht.

Kostenkalkulation: Schwachstelle Steuern

Von den Befragten erstellen 86 Prozent eine Kostenkalkulation zur Budgetplanung. Jedoch gaben nur 37 Prozent an, hierbei alle entstehenden Kosten unter Berücksichtigung der direkten und indirekten Gehaltsbestandteile steuerlich hochrechnen zu können. Einige Unternehmen verzichten sogar gänzlich auf eine Berechnung der exakten Brutto- und Nettowerte bei den zu zahlenden Vergütungen. Zudem bestehen bei vielen Firmen Unsicherheiten bezüglich Schulgebühren, Umzugskosten und Sprachkursen. Die größte Fehleinschätzung aber betrifft die steuerliche Belastung, die aus solchen Faktoren resultiert – und die die Gesamtkosten um bis zu einem Drittel erhöhen kann.

Kein Problem ist für zwei Drittel der Unternehmen die Berechnung der Entsendevergütung – bei der Bestimmung der übrigen Kosten müssen aber ganze 63 Prozent passen, da sie über keine geeigneten Instrumente verfügen. Bei der Gesamtkostenkalkulation besteht also noch Optimierungsbedarf. Dieser wird von den Betroffenen auch erkannt, insbesondere im Hinblick auf in- und ausländische Steuern. Dabei steht für die Unternehmen vor allem die Compliance im Vordergrund, also in Übereinstimmung mit geltenden Bestimmungen und Normen zu handeln.

Optimierungsbedarf trotz weitgehender Effizienz

Ein kritischer Punkt in vielen Unternehmen sind die Ressourcen: 43 Prozent gaben an, über nicht genügend Zeit sowie andere Ressourcen zu verfügen, um die Entsendeprozesse optimal zu handhaben. Allerdings setzt über die Hälfte auf Flexibilität und hält stille Reserven bereit, um auf veränderte Anforderungen reagieren zu können. Zwei Drittel der befragten Unternehmen schätzen ihre Prozessabläufe insgesamt als effizient ein, acht von zehn Teilnehmern haben an den wichtigsten Standorten qualifiziertes Personal zur Betreuung der Entsendeten.

„Nach Einschätzung der Unternehmen werden Entsendungen in den nächsten Jahren deutlich zunehmen. Um hierfür gerüstet zu sein, muss weiter auf einen weltweit einheitlichen Standard hingearbeitet werden. Die von uns Befragten sahen selbst noch erhebliche Optimierungspotenziale, insbesondere im Bereich der Kostenkalkulation und beim fehlenden Know-how in Steuerfragen“, fasst Hans Geilen, Senior Manager Global Employer Services bei Deloitte zusammen.

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