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2. Juni 2009

Die flexible Umverteilung von Aufgaben vermeidet unnötige Stellenstreichungen

Jedes dritte deutsche Unternehmen will auf die aktuelle Konjunkturkrise mit Entlassungen reagieren. In einigen Branchen erwägen sogar sieben von zehn Firmen einen Personalabbau. Viele Manager haben dabei jedoch nur die kurzfristigen Einspareffekte vor Augen und unterschätzen die Folgekosten. Denn den eingesparten Gehältern stehen unmittelbare Sonderausgaben für Abfindungen, Rechtsberatung und die Re-Organisation von Geschäftsprozessen gegenüber. Selbst bei einem mittelständischen Unternehmen summieren sich diese Folgekosten so schnell auf mehrere Millionen Euro. Hinzu kommen immaterielle Schäden, wie etwa der Verlust an Expertise, Imageeinbußen und negative Auswirkungen auf das Betriebsklima. Wenn die Konjunktur wieder anzieht ist das Unternehmen zudem mit aufwändigen Neueinstellungen und internen Qualifizierungsmaßnahmen konfrontiert. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Markteinschätzung des Hamburger Beratungshauses PPI AG.

Kurzfristige und übereilte Stellenstreichungen können sich dadurch zum unerwünschten Bumerang entwickeln. Dabei gibt es wirksame Alternativen: Denn während in Krisenzeiten in einigen Abteilungen nicht genügend Arbeit vorhanden ist, sind oftmals andere Mitarbeiter überlastet. Beispielsweise könnten unterbeschäftigte Innendienstler kurzfristig im Verkauf aushelfen. Allein durch diese interne Umverteilung von Aufgaben können betriebsbedingte Kündigungen vermieden werden. „Bei einem Versicherer wurde dadurch beispielsweise eine zehnprozentige Personalkürzung verhindert. Mehr als 50 Arbeitsplätze blieben erhalten und konnten dauerhaft gesichert werden“, berichtet PPI-Berater Markus Junge aus einem aktuellen Projekt bei einem mittelständischen Versicherungsunternehmen.

Grundlage für dieses Vorgehen ist eine detaillierte Prozessanalyse, die innerhalb des Unternehmens Über- und Unterkapazitäten der Mitarbeiter identifiziert. Dabei kommt ein IT-gestütztes Personalbedarfsplanungs-System zur Anwendung, das dem Management die notwendigen Informationen an die Hand gibt, um den Personaleinsatz passgenau und flexibel zu organisieren. Wenig ausgelastete Mitarbeitergruppen können beispielsweise kurzfristig in den  Geschäftsbereichen eingesetzt werden, die in der jeweiligen Situation den größten wirtschaftlichen Ertrag versprechen. Ziel ist dabei stets die Kernauslastung der gesamten Belegschaft sicherzustellen und Belastungsspitzen betriebsintern auszugleichen.

„Ab einem gewissen Punkt stößt die Neuverteilung von Aufgaben zwar an arbeitsrechtliche oder organisatorische Grenzen. Doch vor allem bei Dienstleistungsunternehmen wie etwa Banken oder Versicherern lassen sich beachtliche Erfolge erzielen“ sagt Junge.

Darüber hinaus birgt die detaillierte, unternehmensinterne Prozessanalyse einen wertvollen Nebeneffekt: Das Unternehmen lernt seine internen Arbeitsprozesse genau kennen und kann diese unmittelbar auf den Prüfstand stellen. Dadurch kann die Bearbeitungsqualität bestimmter Aufgaben erhöht und damit die Kundenzufriedenheit ohne großen Mehraufwand nachhaltig gesteigert werden.

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